創業支援に”チャットツール”はもう必須？！今すぐコミュニケーションの効率化を！

創業支援に注力されていらっしゃる先生方は、日々当たり前のように起業家の皆様とコミュニケーションをとられていると思います。
そんな中、本来であれば起業家のサポート業務に注力していきたいところ、コミュニケーションに必要以上の時間・手間を費やしてしまっていると感じることはありませんか？

多くの事務所では、現在最もよく使われているコミュニケーションツールはやはりメールであると思います。
しかし、メールでのやりとりで時に非効率だと感じることや、情報共有が上手くいかなかったという経験はないでしょうか。

例えば、
・メールの宛先漏れ、転送忘れをしてしまった
・担当者が顧客と個別でやりとりを行っており、メッセージ内容の全体共有ができていない
・フォルダ分けができておらず、必要なメールをすぐに確認できなかった
等、上記のケースのいずれかに当てはまる経験をされたことのある方は少なくないと存じます。

そのような状況の解決策としてお勧めなのが、チャットツールの活用です。
多種多様なチャットツールがある中で特に皆様へお勧めするツールは、ビジネスチャットツールである「Chatwork（チャットワーク）」です。
Chatworkをはじめとしたチャットツールの最大の利点の一つは、グループチャットによるコミュニケーションです。
1つのチャットルームに、お客様と担当者以外にも代表の先生や他の職員の方を加えることで、全体で情報共有及びフォロー体制をとることが出来ます。
加えてChatworkには、チャットルームごとに自分および相手へ期限とともにタスク設定ができ、一覧管理も可能な「タスク管理機能」および任意のチャットを画面の上位に固定できる「ピン機能」があります。
そのため、先述した宛先漏れ・転送し忘れの解消がされて事務所内での情報共有が進む上に、必要な情報を探す手間も解消することができます。
さらに、PCでの利用はもちろんスマートフォンでも気軽にアプリインストールができ、導入の手間もかかりません。

しかしながら、ただチャットツールを導入するだけでは当然コミュニケーションの効率化には繋がりません。
事務所・起業家双方でチャットツールを活用できるようにすることが重要です。
ここで、チャットツールの利点を活かした上で事務所・起業家双方で利用の推進ができている事務所の事例を３つご紹介いたします。

【活用事例①】：初回面談時、登録まで事務所が直接サポート

（I会計事務所　　利用ツール：Chatwork）
こちらの事務所では、起業家及び新規契約のお客様に対し、創業融資をサポートする段階からChatworkを導入しています。
面談の場でお客様のスマートフォンへChatworkのアプリをインストールしてもらい、アカウント作成及びコンタクト追加（事務所職員との連絡先共有）まで、その場で事務所側がサポートして進めています。
導入にあたり起業家から嫌がられることはなく、「便利だ」と喜んでいただけているそうです。

【活用事例②】：チャットの活用例の補足資料を用意して、受注前から利用促進

（税理士法人I　　利用ツール：Chatwork）
こちらの事務所では、お問い合わせから面談へ誘導後のファーストコンタクト時よりChatworkの導入および登録を促しています。
ただ登録をさせるだけではなく、通知を受け取った場合どうなるか？などのチャット連絡の活用例・サンプルを提示し、起業家が今後の活用イメージを持てるような工夫をした上で導入を進めています。

【活用事例③】：即時導入＆メリットを押さえた説明で、99%の導入率実現！

（K会計事務所　　利用ツール：Chatwork）
この事務所では、受注見込み先に対してChatworkの“強制導入”をすることを事務所の基本方針として定めています。
導入・登録作業は起業家に任せるのではなく面談の際に担当者が一緒に行うようにし、後回しにさせません。スマートフォンさえあれば、即アプリのダウンロード・登録も可能なため、その場で済ませるようにしております。
また、説明時には起業家に導入の意義を理解してもらえるよう、グループチャットによる情報の全体共有の必要性をお伝えしております。
その結果、99％の導入率を実現することができており、効率良くコミュニケーションをとれていらっしゃいます。

これらの事例を踏まえた、Chatworkをはじめとしたチャットツールを起業家と双方で活用していくためのポイントは下記の2つです。
　ポイント①：基本の活用方針を固める
　ポイント②：導入のタイミングは初回面談時＆説明方法を決定する

ポイント①：基本の活用方針を固める

今回のコラムではChatworkをお勧めしておりますが、チャットツールには様々な種類があります。
チャットツールを導入する際には、セキュリティ面や費用、操作性などを考慮しながら、事務所に合った基本のツールを決定していくことがベストです。
併せて、情報共有のために原則個別チャットでのやりとりはしない、グループチャットのタイトルの付け方を統一するなどの活用ルールも定めるべきです。

ポイント②：導入のタイミングは初回面談時＆説明方法を決定する

スムーズなやりとり開始のためには、初回の面談時に導入を完了させることが重要です。
Chatworkであれば、初回面談の場でアプリをダウンロードしてもらい、目の前で直接操作をしながら説明をすることができます。
加えてチャット連絡の活用例・ルールを載せた補足の説明資料を作成する等すれば、更に起業家に実際の活用イメージを持ってもらいやすくなります。

以上２点、起業家とのチャットツール相互活用のためのポイントをお伝えいたしました。

創業支援に取り組む事務所こそ、上記のポイントをしっかりと押さえてチャットツールを導入するべきです。
創業支援のメインの顧客である起業家は、比較的年齢が若いためチャットツールを始めとしたテクノロジーとの親和性が高く、かつ初めての税理士との付き合いであることが多いので事務所の提案をスムーズに受け入れてもらいやすい層です。
そのような起業家に対してチャットツールの活用を進めることで、コミュニケーションが効率化され、事務所では削減できた分のコストを起業家のサポート業務に回すことができます。起業家も同様により本業に専念することができ、事務所・起業家双方にメリットのある状態を作り出すことが可能になります。
是非チャットツールの活用で、コミュニケーションを効率化していきましょう。

なお、本コラムでお伝えした内容を含め、前回の創業支援ビジネス研究会では「テクノロジーと創業支援」というテーマのもと開催をいたしました。
コラム内でご紹介した事例の他にも、創業支援ビジネス研究会の講座内ではより多くの最新事例をご紹介しております。
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