「業務標準化×製販分離」で会計事務所が生産性を1.5倍にする方法とは？

▼『【会計事務所向け】高生産性会計事務所になるために必要なこととは？』　無料ダウンロードはこちら

非効率な業務が多く、生産性が上がらない…
業務が一部の人に集中してしまい、疲弊している…
属人的な業務が多く、ノウハウの展開ができない…
人を採用して事務所の負担を分散したいが良い人が採れない…

これらは会計事務所の経営者のお悩みで良く耳にすることです。
皆様も同様のお悩みを感じているのではないでしょうか？

今後は、人口減少による人材不足や、働く人の価値観の変化によって単純作業を中心とした非効率な働き方への抵抗観など、今までの業務体制では事務所の拡大が難しくなってきています。

さらに今年10月から始まるインボイス制度の対応で、事務所の事務負担が増加することは避けられません。

このような業界状況において、会計事務所の経営者が取り組むべきこととして、事務所の高生産化が考えられます。

今回は事務所の業務を標準化して、製販分離を進めたことで平均生産性の1.5倍を達成した方法を紹介いたします。

事務所の生産性を上げたいとお考えの会計事務所経営者は是非最後までお読みいただき、参考にしていただければと思います。

【実際の成功事例】情報の流れと作業区分を明文化して高生産性を実現

ここからは弊社の関与先会計事務所様で、高生産性を実現している成功事例をベースに、高生産性実現のためのポイントをお伝えいたします。

高生産性事務所の成功のポイントは、情報の流れと作業区分を明文化して製販分離を高いレベルで実現していることにあります。

実際の業務の流れは下記のような流れです。
①資料回収
②資料共有
③資料保管
④案件振り分け
⑤入力
⑥資料チェック
⑦決算書提出

これらの業務を、本部と製造部で分担して行われています。
業務分担について、本部と製造部の役割はそれぞれ下記の通りです。

＜本部＞
①資料回収
②資料共有
③資料保管
⑦決算書提出

＜製造部＞
④案件振り分け
⑤入力
⑥資料チェック

業務フロー別の実施事項と情報共有の方法、その際のポイントを順にお伝えします。

①資料回収
担当：本部
実施事項：データでの資料授受
Point：料金に差を付け、極力データでの資料回収ができるように工夫

②資料共有
担当：本部
実施事項：製造部門への送付
Point：紙資料は宅配会社・データはGmailを統一して利用

③資料保管
担当：本部・製造部
実施事項：本部→当番制で資料を保管　製造部→資料を授受
Point：データについては本部と製造部が見られるようにURLを共有

④案件振り分け
担当：製造部
実施事項：担当による振り分け
Point：振り分け担当者が貼りだされているグループのメンバー表でメンバーを把握して、適切な案件を最適な人に振り分け

⑤入力
担当：製造部
実施事項：業務の標準化→どの案件でも対応できる状態にする
Point：入力マニュアルの作成・会計入力の集合研修・質問受付をする社員の配置・相談窓口としてチャットワークを活用

⑥資料チェック
担当：製造部
実施事項：入力担当者以外の人がチェック
Point：チェックマニュアルの作成・会計スキルが高いメンバーをチェック要因として配置・業務依頼はスプレッドシートを活用

⑦決算書提出
担当：本部・製造部
実施事項：製造部→資料を本部に送付　本部→顧客ごとのツールで提出
Point：顧客ごとのツールはGmail、チャットワーク、Slack、メッセンジャー等を活用

このような業務の流れを整えることで、効率的に業務を行い、高い生産性を実現されています。

各業務フローでポイントがありましたが、特に重要なのは下記の3点です。

・価格に差を付け資料受取をデータで行うことで、データ共有から処理業務までをスムーズに行う
・製造部で案件を振り分ける際に、担当メンバーの処理可能なキャパシティを振り分け担当が一覧で管理・把握し、適切なメンバーに適切な業務量を振り分ける
・入力・資料チェックは、マニュアルの作成・研修の実施を行い、誰でもかんたんに早く品質が担保された業務をできるような環境を整える

今回は事務所の業務を標準化して、製販分離を進めたことで平均生産性の1.5倍を達成した方法を紹介いたしました。

より詳細をまとめた資料を無料でダウンロードいただけますので、ご興味のある方は是非ご覧ください。