社内生産性を高めたい方必見！会計事務所が100社の顧問先を1人で担当する方法

いつもメルマガをお読みいただきありがとうございます。
船井総合研究所の髙山でございます。

本日は生産性をテーマに作成したレポートを紹介いたします。
本レポートは東京にある事務所で実際に100社の顧問先を担当されている先生の取り組み事例をもとに作成させていただいております。

概要もこちらに記載いたしますので、興味のある方はぜひダウンロードしてお手元に保管ください。

生産性をあげる3つの方法

事例として取り上げている事務所は生産性アップの取り組みにより、繁忙期の残業時間を100時間を超えていたところ40時間になりました。また、月平均の残業時間は30時間から0時間まで減らすことに成功しました。

下記の取り組みは事例の事務所の取り組みを一部抜粋したものになりますので、もっと取り組みをお知りになりたい方は是非レポートをダウンロードいただければと思います。

①テレワーク・在宅勤務
テレワークの導入を検討している時にどこまで環境を整えれば良いのか分からなかった方も少なくないのではないのでしょうか？
事例の事務所では環境整備のためノートPC、ディスプレイ、プリンターを全員に貸出を行いました。また所内の共有フォルダや会計ソフトがローカルだったため完全にクラウド上で管理できるよう移行しました。そして所内で使っていた紙のチェックリストもPC上で行うことにより、紙の使用頻度を劇的に減らしました。
こうして事務所に行かなくても業務が完了できる環境を構築することにより、通勤時間などその他の無駄な時間を無くし隙間時間を作ることが出来ました。

②問題のある顧問先への対応
みなさんの顧問先の中でも特定の顧問先への対応に多くの時間をとられてしまい、大幅に生産性が落ちてしまっているところがあるのではないでしょうか？
事例の事務所では業務効率化をするためその「問題のある顧問先」を次のように3つのカテゴリに分け、対応することにより生産性の改善を行っております。
・納税意識に問題がある
納税意識に問題がある場合は意識を変えるための説明の時間を設ける事で対応しています。
・資料管理がだらしない
資料管理に改善が必要な顧問先へは管理改善方法のレクチャーを行っています。
・連絡がつかない
なかなか連絡がつかないことで大幅にこちらの生産性が落ちてしまっている場合は、契約解除を申し出ています。
なお納税意識に問題がある場合や資料管理がだらしない場合でも改善が見られない場合は、契約解除させていただいております。

③アシスタント部門の設置
3つ目の取り組みはアシスタント部門の設置です。担当者が業務を顧問先から請け負い、アシスタント部門がその業務を引き継ぐ製販分離体制を整える事で生産性をあげることが出来ています。
アシスタント部門の設置をする上でのポイントを紹介いたします。
・アシスタント部門は業務をその人のスキル・働き方に併せて任せるため、業務を簡単な物と難しいものの2つにカテゴリ分けを行う
・アシスタント部門は基本的に顧問先とのやりとりはせず、担当者に任せる
・アシスタント部門は担当の顧問先を固定しない