【DL無料】税理士が生産性を上げる3つのステップ

会計事務所のコンサルティングを日々行っているなかでよく聞くお悩みは次の通りです。

経験者が採用できない…
業務が属人化している…
業務負荷が特定の人にかかっている…
そもそもの業務が非効率…

このような現状を放っておくといずれ、
採用がボトルネックで売上が頭打ちに
→1億～2億で頭打ちになるケースが多いです。
エースが退職するとピンチ
→30代のエース社員は引く手あまたです。
従業員が疲弊して退職リスク増加
→管理職クラスが退職すると売上が減少する可能性もあります。

では解決策はなんでしょうか？
ズバリ、「業務標準化×分業制」を突き詰めることです。

そんなことは知っているが、実際にはできない。
という方も多いのではないでしょうか？

それは正しい順序を踏んでいないから、上手くいかないのです。
正しい順序とは何かをお伝えします。

体制構築→システム管理→PDCA循環

会計事務所の業務の半分以上は記帳代行です。
そのため記帳代行の生産性を、業務標準化と分業制で高めることが必要です。

業務標準化と分業制によって生産性を上げるためには、

①体制構築
②システム管理
③PDCA循環

の3つのステップで行うことが肝要です。

①体制構築では、
（１）商品設計
（２）業務フロー設計
（３）分業制の設計
の3つを行います。

（１）商品設計
会計事務所の業務はお客様の資料をもらうところからスタートします。
そのため、生産性を上げるためにはお客様の協力が不可欠です。
そこで、生産性を上げるための体制構築のファーストステップは
「商品をしっかりと定義して、お客様の協力を得やすい形にすること」です。
具体的には、会計ソフトを統一し、顧客の協力度に応じて料金設定を行うことです。
統一する会計ソフトはクラウド会計が良いです。（記帳の自動化は生産性を上げる重要なポイントです）
顧客の協力度に応じた価格設定は、わかりやすく3パターン程度に分けて上げると良いです。たとえば、価格の高い順に、紙資料を整理せずに郵送してくれる方、紙資料を整理して郵送してくれる方、データで資料を共有してくれる方　などです。

（２）業務フロー設計
業務フローの設計では、（１）商品設計　で定義した顧客の分類ごとの業務フローの全体像を可視化します。たとえばタイプAの顧客は、紙資料の整理：パートa　データ化：スキャン係のパート　記帳：パートb　チェック：監査担当者　などフローを明確にします。
そして各業務フローごとに数値のKPIを設定し、分析、改善を行います。
最後に属人性を排除するために、業務フローごとのマニュアル化、教育プログラムを作成します。ここまで業務が統一されているからこそ、マニュアルや用意された教育プログラムが有効になるので、このフェーズは最後に行います。

（３）分業制の設計
分業制の設計では、役割定義と管理ルールの整備を行います。

役割定義は、誰がどうやって、どこまでの業務をするかということを言語化し、管理ルールの整備では、誰がどのツールをもとに何をいつみて、指示をだすかということを言語化します。
そして、既存の業務を少しずつそのルールに沿った流れに移行していきます。

ここまでで、ステップ①の体制構築ができました。
このような体制ができると、
「全体の効率が上がったが、その分管理コストが増加してしまった」ということが起こります。
そこで、②システム管理が必要になります。

そして、システムで日々の業務が可視化されると業務の詰まり（ボトルネック）が明確になるので、その改善の③PDCAを回すことで、生産性を向上させることができます。