記帳代行を効率化したいとお考えの方へ

毎日届けられる大量の紙の証憑、それをファイリングし、内容を確認し、システムへ手入力するスタッフの姿。
月末月初に集中する作業による残業。
慢性的な人手不足の中での、採用と教育の負担。

これは、多くの会計事務所が抱える、記帳代行業務の現実ではないでしょうか。

記帳代行は安定的な収益基盤であると同時に、非効率なまま放置すれば、低単価競争と人手不足の波に飲まれ、事務所の成長、ひいては存続すら危うくする「リスク」でもあります。

もちろん、記帳代行の効率化には投資が必要です。

「新しいツールの導入はコストがかかる」
「長年続けてきた今のやり方を変えるのは、スタッフの抵抗もあり大変だ」
「顧問先にどこまで協力を求められるのか不安だ」
このような声が聞こえてくるのも事実です。

しかし、実際に記帳代行業務の効率化に成功し、高付加価値サービスへのシフトによって成長を続けている事務所は、例外なく「テクノロジーの活用」と「業務プロセスの再構築」を断行しています。

旧来型の記帳代行業務には、非効率を生み出す構造的なボトルネックが存在します。

アナログ作業の限界：紙証憑の処理、手入力は時間とコストの浪費であり、ミスの温床です。
属人化のリスク：特定担当者に依存した業務は、ブラックボックス化しやすく、退職時の引き継ぎも困難です。
コミュニケーションロス：電話やメール中心のやり取りは、タイムラグを生み、迅速な対応を阻害します。
低付加価値業務への時間浪費：単純作業に時間を取られ、顧問先が求める経営アドバイス等に時間を割けません。

これらのボトルネックを解消し、記帳代行を効率化している会計事務所は、具体的に以下のようなステップを踏んでいます。

ステップ１：クラウド会計とOCRの導入による「入力作業の自動化」
まず、入力作業そのものを人間が行うという前提を捨てます。クラウド会計ソフトを導入し、銀行口座やクレジットカード明細をAPI連携で自動取得。紙の証憑はOCR（光学的文字認識）技術を活用し、スキャンするだけで仕訳候補を自動生成させます。これにより、手入力作業は9割以上削減可能です。

ステップ２：業務プロセスの「標準化とマニュアル化」による脱属人化
誰が担当しても同じ品質で業務が遂行できるよう、記帳ルール、チェック手順、ツールの操作方法などを明確に文書化し、マニュアルとして整備します。これにより、特定担当者への依存から脱却し、新人教育も効率化できます。

ステップ３：顧問先への「電子化・早期提出の要請」とメリット提示
記帳代行の効率化は、事務所だけでは完結しません。顧問先に対し、証憑の電子データでの提出、および早期提出を明確に要請します。その際、「月次決算が早期化され、経営判断が迅速になる」といった顧問先側のメリットを具体的に提示し、協力を引き出すことが重要です。クラウド会計の共同利用も視野に入れます。

ステップ４：ビジネスチャット等による「コミュニケーションの効率化」
顧問先との連絡手段として、電話やメールだけでなく、ビジネスチャットツールを積極的に活用します。これにより、質疑応答や資料の簡単な共有が迅速に行え、コミュニケーションのボトルネックを解消します。

これらの打ち手は、単なる小手先の改善ではありません。記帳業務の「構造」そのものを変革するものです。

しかしここまでお読みいただいて、
「それができるなら苦労はしていない」
と感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか？

変革の第一歩は、それが「自社でもできる！」と認識を持つことから始まります。

今回は実際に先んじて、記帳代行の効率化に成功し、業績を上げている事例事務所が登壇するセミナーを開催いたします！

題して、「人手不足時代の「脱」代行屋経理コンサル改革セミナー
~記帳・経理代行を事業化する方法~」です。

今こそ、記帳代行業務の非効率から脱却し、事務所を次のステージへ成長させるための決断を下す時ではないでしょうか。

貴事務所の更なる発展に向けた、最初の一歩をサポートできれば幸いです。